So kommunizieren Sie reibungslos

INHALTE DES BEITRAGS

Was heißt Baustellenkommunikation?
Fehlende Planung und Notlösungen
Das Problem mit Papier, WhatsApp und der DSGVO
Die ganzheitliche Softwarelösung
Vorteile digitaler Kommunikation
Kommunikation gegen Streitfälle
Fazit: Kommunikation muss dokumentiert werden

Was heißt Baustellenkommunikation?

Ein reibungsloser Bauablauf ist unmittelbar von der Kommunikation zwischen allen Beteiligten abhängig. In den Bereich der Baustellenkommunikation fällt nicht nur der klassische Austausch von Informationen zwischen zwei Parteien in einem persönlichen Gespräch. Auch die Baustellendokumentation, also die Aufzeichnung bzw. lückenlose Protokollierung dieser Informationen gehört in den Bereich der Kommunikation.

Das Festhalten von wichtigen Hinweisen zu Abläufen, Änderungen, Aufgaben, Mängeln, Beständen etc. fällt in die Kategorie der asynchronen Kommunikation. Die erfassten Informationen sind nicht auf einmal obsolet, sobald eine Partei sie notiert und abgelegt hat – im Gegenteil: Sie sollten in allen Bauphasen, von der Planung bis zur Übergabe, lückenlos und für andere Beteiligte einsehbar bzw. nachvollziehbar sein. Nur so kann ein Bauvorhaben flüssig und effizient betrieben und etwaige Gefahren sowie Mängel vermieden werden.

Hier kommen diverse digitale Tools für synchrone und asynchrone Kommunikation bzw. Dokumentation ins Spiel.

 

Fehlende Planung und Notlösungen

Die Digitalisierung bietet der Baubranche ein riesiges Potenzial in allen Bereichen. Effizienzsteigerung, Ressourcen- und Mängelmanagement sowie eine Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen allen, die bei einem Projekt mitarbeiten, versprechen verschiedene Tools.

Allerdings werden die Digitalisierungsmaßnahmen nicht in allen Betrieben vorab geplant und anschließend konsequent umgesetzt. Aus fehlender Konsequenz resultiert das Problem, dass nicht nur innerhalb eines Betriebs lückenhaft bzw. mit unterschiedlichen und nur wenig geeigneten Methoden kommuniziert wird, sondern auch mit anderen (Sub-)Unternehmen und Architekten sowie Bauleitern.

Die Scheu vor hohen Kosten für ganzheitliche Softwarelösungen und eventuell nötige Schulungen für Mitarbeiter ist groß.

Sind nicht alle Beteiligten im Umgang mit den Softwarelösungen geschult und empfinden sie die Nutzung als Belastung, so wird es für Betriebe nahezu unmöglich, alle ihre Mitarbeiter dazu zu motivieren, diese Lösungen tatsächlich täglich zu verwenden. Es fehlt also innerhalb eines Betriebs an der Akzeptanz für neue Herangehensweisen und Lösungen. Das beste Kommunikationstool ist nicht viel wert, wenn es in der Belegschaft an Zuspruch und Kooperation mangelt.

Dass alle Angestellten und Verantwortlichen an einem Strang ziehen und das im Betrieb integrierte Tool auch umfassend nutzen, ist jedoch die Voraussetzung für lückenlose Kommunikation auf der Baustelle.

Auch wenn denjenigen, die mit Internetanschluss, Smartphones sowie Tablets aufgewachsen sind, der Umgang mit Bausoftware eventuell etwas leichter fällt als älteren Mitarbeitern, so ist eine (Ein-)Schulung trotzdem unumgänglich. Die korrekte Bedienung des Programms ist die Grundlage für naht- und lückenlose Baustellenkommunikation und -dokumentation.

Zweifel gegenüber neuartigen Prozessen und tiefgehenden Veränderungen sollten von Verantwortlichen ausgeräumt werden, indem sie bei allen Mitarbeitern das Bewusstsein für die Folgen unzulänglicher Kommunikation und Dokumentation schärfen. Auch ist es ihre Aufgabe, ihren Angestellten die Vorteile einer einheitlichen und zentralen Lösung vor Augen zu führen.

 

Das Problem mit Papier, WhatsApp und der DSGVO

Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Baubranche ist die Verwendung von unterschiedlichen Methoden zur Kommunikation und Dokumentation ein großes Problem. Aufzeichnungen auf Papier sind in einigen Bereichen der Standard in vielen Unternehmen. Für kleine Betriebe, die eine überschaubare Menge an Dokumenten verarbeiten und archivieren
müssen, mag eine analoge Art der Aufzeichnung mit Büros voller Dokumentenmappen noch vertretbar erscheinen.

Wenn es aber um Kommunikation auf der Baustelle geht, so verliert man mit Stift und Papier viel Zeit, und die Anfälligkeit für Fehler steigt. Auch die Übertragung aller analogen Dokumente in eine digitale Variante ist eine häufige Quelle für Missverständnisse und Fehler. Zudem nimmt dieser Prozess ebenfalls sehr viel Zeit in Anspruch.

Um am Faktor Zeit zu sparen und sowohl Textnachrichten als auch Dokumente, Bild-, Audio- und Videomaterial verschicken zu können, greifen viele Betriebe und ihre Angestellten auf Dienste wie WhatsApp zurück. In der Tat kommt kein Kommunikationstool auf so vielen mobilen Endgeräten zum Einsatz wie WhatsApp.

Der Messenger, den wohl die meisten Menschen im privaten Bereich häufig verwenden, ist auch einer der meistgenutzten Kommunikationskanäle auf Baustellen bzw. in der Baubranche. Auftraggeber, Bauleiter, Architektenbüro, Zulieferer, Subunternehmen und Fachkräfte schicken sich Nachrichten, weil es schnell geht, nichts kostet und über ein Gerät gemacht wird, das man meist bei sich hat.

Die Verwendung von WhatsApp in der Baubranche bringt jedoch einige Komplikationen mit sich, nicht zuletzt im Zusammenhang mit der viel zitierten DSGVO.

Folgende Probleme offenbart die Verwendung von WhatsApp als primäres digitales Kommunikationstool auf der Baustelle:

• fehlender Datenschutz
• fehlende Einwilligung
• fehlende Datensicherung

Zum Datenschutz:

Installiert man WhatsApp auf einem Smartphone, so holt sich der Messenger allerhand Berechtigungen. Zu diesen gehört auch der Zugriff auf die Kontakte, die man gespeichert hat. Nun ist es auf Smartphones gang und gäbe, nicht nur die Telefonnummer mit einem Namen einzuspeichern, sondern auch weitere personenbezogene Daten hinzuzufügen.

So besteht ein Kontakteintrag nicht nur aus Vorname, Nachname und Telefonnummer, sondern auch das Unternehmen, eine weitere Nummer – vielleicht sogar die private Handynummer – eine E-Mail-Adresse sowie Wohnadresse können hinzugefügt werden.

Handelt es sich um ein reines Diensthandy, dann findet dieser Datenaustausch trotzdem statt, und die Kontaktdaten von Kunden des Unternehmens werden WhatsApp freigegeben. Holt man sich von den gespeicherten Kunden keine Einwilligung, so handelt es sich um einen Strafbestand.

Zur Einwilligung:

Dies gilt auch für Bilder. Man erteilt WhatsApp beim Verschicken von Bildern die Berechtigung, auf den Bilderordner (Galerie) am Smartphone zuzugreifen. Hat ein Kunde dafür keine Einwilligung erteilt, so ist das Verschicken von Bildinhalten strafbar.

Gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO gilt: „Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.“

In der Regel läuft auf dem Smartphone ein Android-Betriebssystem von Google oder iOS von Apple. Sowohl Google als auch Apple bieten die Möglichkeit, Daten vom Smartphone in einem Cloud-Speicher abzulegen. Die Speicherung bei Drittunternehmen wie den genannten US-Großkonzernen sorgt wiederum für ein Datenschutzproblem – vor allem, wenn es sich um sensible Daten wie Pläne, Genehmigungen und Verträge handelt, die schnell mal abfotografiert wurden.

Zur Datensicherung:

Fotos von Baufortschritten, Mängeln, Schäden etc. werden gerne mit dem Smartphone gemacht und per WhatsApp verschickt. Somit ist eine Mängel-Akte im Grunde die Galerie auf dem Smartphone von demjenigen, der das Bild gemacht hat, und vielleicht von dem, der das Bild erhalten hat. So sind die Bilder einerseits für WhatsApp einsehbar und andererseits nirgendwo zentral gespeichert, sodass andere Verantwortliche bei Bedarf darauf zugreifen könnten.

Wenn etwa Schäden entstanden sind, so geht es beim Mängelmanagement auch häufig um die Beweispflicht. Hierzu benötigt man eine idealerweise lückenlose Dokumentation. Muss man erst mühsam Fotos auf diversen Endgeräten zusammensuchen, so verschwendet man wertvolle Zeit und somit auch Geld.

Zudem kommt noch die Gefahr des Verlusts. Sind Bilder bzw. Beweismaterialien nur auf dem Smartphone gespeichert, so kann ein Diebstahl oder die Zerstörung des Speichers großen Schaden anrichten. Die fehlenden Beweise kommen ein Unternehmen unter Umständen teurer zu stehen, als ein Verstoß gegen die DSGVO.

Was die (zentrale) Sicherung von Daten angeht, wäre ein Cloud-Speicher die Lösung. Um Stolpersteine zu vermeiden sollte die Datenspeicherung innerhalb der EU liegen.

Auch sollte die Cloud Teil einer ganzheitlichen Softwarelösung sein, die abgesehen vom Cloudspeicher noch mit weiteren Funktionen aufwarten kann. Planung, Kommunikation, Organisation und Dokumentation auf Baustellen werden mithilfe einer solchen Software zentral und digital.

 

Die ganzheitliche Softwarelösung

Um die Kommunikation auf der Baustelle so zu gestalten, dass Informationsgeschwindigkeit und -gehalt sowie Korrektheit und Nachweisbarkeit konstant gewährleistet werden können, braucht es eine Softwarelösung. Da die Digitalisierung der Baubranche eine sehr zukunftsträchtige Entwicklung ist, wird ein Betrieb kaum darauf verzichten können, sich für eine Lösung zu entscheiden, diese als Standard zu etablieren und die Mitarbeiter dahingehend zu schulen.

Eine Lösung für verschiedene Bereiche:

Verschiedene Bau-Apps bieten eine Komplettlösung für die Baustelle. Das bedeutet, dass sie diverse Module enthalten, mit deren Hilfe sich alle Aufgaben des Baumanagements erledigen lassen. Dazu gehören folgende Prozesse:

• Bauplanung
• Aufgabenverteilung
• Bauzeitenplanung
• Baudokumentation / Führung eines Bautagebuchs
• digitale Bauakte für alle Dokumente bzw. Inhalte (Text, Bild, Video)
• Mängelmanagement
• Kommunikation zwischen allen Gewerken und Mitarbeitern sowie Verantwortlichen

Der Aspekt der Kommunikation spielt im Grunde in allen anderen Bereichen des Baumanagements eine Rolle. Ohne effiziente Kommunikation kann nicht nachvollzogen werden, welche Aufgaben wie verteilt werden, welche Anpassungen an der Planung nötig sind und wie viel Zeit für diverse Prozesse zur Verfügung steht.

 

Vorteile digitaler Kommunikation

Ein großer Vorteil der Kommunikations-Apps auf Smartphones ist der, dass sie zeit- und ortsunabhängig funktionieren und Informationsaustausch in Echtzeit erlauben. Dies ist auch eine der Stärken von Softwares für Projektmanagement, die Informationen rund um Planung, Ausführung und Abnahme jederzeit den befugten Personen zur Verfügung stellen. Der Bauleiter bzw. ein vom Betrieb bestimmter Administrator entscheidet dabei, wer zu welchen Bereichen der Software Zugang hat. Mit einer digitalen Bauakte, in der alle relevanten Dokumente, Bilder, Hinweise und Notizen abgelegt und dem verantwortlichen Bereich zugänglich gemacht werden, verhält man sich zudem gesetzeskonform und ressourcenschonend. In manchen Fällen ist man nicht einmal auf eine konstante Internetverbindung angewiesen – für Bauleiter heißt das, dass sie vor Ort Dinge erledigen können, für die sie sonst ihr Büro bräuchten. Ist ein Bereich zeitlich etwas im Verzug, so ist es kein Problem, diese Information an alle Mitarbeiter, die sie betrifft, zu übermitteln. Mit einer ganzheitlichen Lösung zur Kommunikation können auch Lieferanten und Subunternehmen ihr Zeitmanagement dem Verzug anpassen. So können Wartezeiten bzw. Leerläufe verringert oder sogar ganz vermieden werden. Der gesamte Bauablauf wird flüssiger, die Zeit wird effizienter genutzt und Personalkosten werden reduziert.

Hinweis

Bei unvorhergesehenen Vorkommnissen bzw. höherer Gewalt erlaubt eine Kommunikationslösung dem Bauleiter, alle Beteiligten in seinem Verantwortungsbereich in Echtzeit dahingehend zu informieren.

 

Kommunikation gegen Streitfälle

Lückenlose Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien und Bereichen bzw. die Dokumentation von Informationen, die ausgetauscht werden, verhindert im Idealfall Konflikte und Missverständnisse. Streitfälle im Zusammenhang mit Schäden und Mängeln landen in der Baubranche häufig vor Gericht – dies kann vermieden werden, wenn die Baudokumentation vollständig und nachvollziehbar ist.

Eine Softwarelösung ist – dank der Möglichkeit, Arbeitsbereiche und explizite Tätigkeiten mit verschiedenen Dokumenten, Notizen und Fotos zu versehen und zu einer digitalen Bauakte zu machen – die sauberste Lösung, um Streitfälle beizulegen. Die Software fasst alle abgelegten Inhalte mit ein paar Klicks zu einem übersichtlichen Dokument – beispielsweise in Form eines PDF – zusammen. Dieses lässt sich sowohl verschlüsseln als auch leicht per E-Mail mit anderen teilen. Voraussetzung ist wiederum ein einheitlicher Standard hinsichtlich der gewählten Lösung und dass alle Mitarbeiter die häufige Dokumentation in ihren Arbeitsalltag integrieren bzw. zu ihrer Gewohnheit machen.

 

Fazit: Kommunikation muss dokumentiert werden

Die Kommunikation auf der Baustelle funktioniert dann richtig, wenn sie von allen Beteiligten konsequent mitgetragen wird. Jedweder Informationsaustausch soll über eine zentrale Software passieren und alle Mitarbeiter müssen im Umgang mit dem Programm geschult sein. Auch bedeutet Kommunikation gleichzeitig Dokumentation, denn die Informationen, Aufzeichnungen, Notizen und Fotos müssen korrekt abgelegt werden. Hat man als Bauleiter diese Herangehensweise etabliert, so schont man jegliche Ressourcen. Man hat Personal, Zeit, Material, Gerät und Lagerplatz stets im Überblick und kann alle Mittel zeit- und ortsunabhängig umverteilen. Die Änderungen werden in Echtzeit allen übermittelt, für die sie relevant sind. Mit wenig Aufwand lässt sich eine komplette digitale Bauakte anlegen, die Zuständigen zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden kann. Je lückenloser die Kommunikation intern und extern gehandhabt wird, desto fehlerfreier funktioniert die Baudokumentation und umso weniger Verzug bzw. Fehler passieren.